„Ich muss nicht mehr alles einzeln und händisch eintragen.“
Swantje Kröger
Ganztagsleitung
OGS Wissingen
Niedersachsen
Was sich für Swantje in ihrem Ganztag verändert hat. Über den Überblick im Alltag, weniger Telefonate und eine Software, die zu ihren Abläufen passt.
Der Erfahrungsbericht
Swantje Kröger leitet den Ganztag an der OGS Wissingen in Niedersachsen. Eine Krankmeldung kommt rein, eine Abholzeit ändert sich. Jede neue Information muss beim Team ankommen. Für Swantje hieß das lange: dieselben Änderungen immer wieder von Hand nachtragen.
Mit steigenden Anmeldezahlen durch den Rechtsanspruch wurde diese Arbeit immer mehr. Swantje suchte nach einer Lösung, die ihr das tägliche Nachtragen abnimmt und hilft, den Überblick zu behalten.
So kam die OGS Wissingen zu moto. Das Team startete mit der App und nutzte moto nach und nach im Alltag.
Swantjes Erfahrungen mit moto
Änderungen nicht mehr überall nachtragen.
Vorher ging die meiste Zeit dabei verloren, Anwesenheitslisten zu schreiben und anzupassen, wenn sich Abholzeiten änderten oder Kinder für einzelne Tage abgemeldet wurden. Ich musste jede Änderung einzeln und manuell eintragen. Die Meldungen für den jeweiligen Tag kamen meist per E-Mail, und ich musste sie an mein Team weiterleiten.
Änderungen sind jetzt direkt auf allen Geräten sichtbar. Ich muss nicht mehr alles einzeln und händisch eintragen.
Wir hatten bereits in der ersten Woche so viele Änderungen und Krankmeldungen. Wenn ich die alle einzeln von Hand hätte eintragen müssen, wäre ich niemals fertig geworden. So hatte ich überhaupt keinen Aufwand damit.
Wer ist da? Wer fehlt? Wann wird abgeholt?
Ich finde es richtig gut, dass ich die Startseite so anpassen kann, wie ich sie brauche. Offene Anfragen und ungelesene Nachrichten sehe ich direkt dort, genauso wie die anwesenden Kinder und Geburtstage. Auch meine Kolleginnen können sich die Startseite so zusammenstellen, wie es für sie passt.
Für mein Team ist vor allem der Tagesplan eine große Erleichterung: Wer ist heute wo, mit wem und mit welchen Kindern? Von dort können meine Kolleginnen direkt auf „Starten“ klicken und kommen zur Kinderliste, in der sie die Kinder einchecken. Das hat den Umgang mit der App noch einmal deutlich einfacher gemacht.
Die übersichtlichen Kinderlisten helfen mir außerdem, Fehler bei Abholzeiten und Abmeldungen zu vermeiden.
Elternanfragen haben jetzt einen festen Platz.
Änderungsanfragen kommen jetzt gesammelt unter „Anfragen“ an, statt per E-Mail, am Telefon oder auf handgeschriebenen Zetteln. Das ist deutlich übersichtlicher. Ich kann auch nicht mehr vergessen, etwas weiterzuleiten, weil freigegebene Änderungen sofort in alle Listen übernommen werden.
Statt Elternbriefen auf Papier oder Mails, die niemand liest, nutzen wir die Mitteilungsfunktion mit Lesebestätigung. Das spart sehr viel Zeit und Nerven. Die gesamte Kommunikation mit den Eltern kann über moto stattfinden.
Das bedeutet für mich: Das Telefon bleibt endlich mal still und ich bekomme deutlich weniger E-Mails.
Auch zwischen den Räumen in Kontakt.
Wir sind im Gebäude auf verschiedene Räume verteilt. Über den Teamchat kann ich meinen Kolleginnen jetzt direkt schreiben, wenn ich ihnen zwischendurch etwas mitteilen muss. Als ich die Funktion entdeckt habe, dachte ich wirklich: Als ob ihr Gedanken lesen könntet. Das ist total cool.
Zeiten erfassen, Vertretungen planen.
Die Zeiterfassung funktioniert endlich zuverlässig. Ich muss die Arbeitszeiten nicht mehr selbst mitschreiben und ausrechnen.
Die Vertretungsfunktion erleichtert die Planung. Auch wenn es schnell gehen muss, behalte ich dadurch leicht den Überblick.
An uns und unsere Abläufe angepasst.
Rückmeldungen und Updates kommen vom moto-Team extrem schnell und zuverlässig. Auch für besondere Fälle finden die Entwickler eine Lösung, selbst wenn sie dafür etwas extra für uns programmieren müssen.
moto ist so komplett an uns und unsere Abläufe angepasst, nicht wir an die App. Es macht mir total Spaß, mich mit dem Team auszutauschen und moto immer weiterzuentwickeln. :)
Ihr glaubt gar nicht, was moto für eine riesige Arbeitserleichterung für uns darstellt!