Vertretung in der OGS organisieren: Personalausfälle im Plan auffangen

Es ist kurz nach sieben. Eine Betreuungskraft meldet sich für den Tag krank. Im Dienstplan stehen ihre Arbeitszeiten, im Betreuungsplan mehrere Einsätze: Frühbetreuung, Mensa und Lernzeit. Die OGS-Leitung muss jetzt nicht nur Ersatz finden. Sie muss auch erkennen, welche Teile des Nachmittags betroffen sind.

Mit getrennten Listen beginnt an dieser Stelle oft die Suche: Wo war die Person eingeplant? Welche Gruppe braucht Unterstützung? Wer ist zur gleichen Zeit im Dienst? moto hält Krankmeldung, Dienstplan und Betreuungsplan zusammen. Die Leitung trägt den Ausfall einmal ein und sieht anschließend, welche Einsätze neu besetzt werden müssen. Sie muss die Änderung nicht in mehreren Plänen suchen, abschreiben und nachtragen.

Was moto nach einer Krankmeldung automatisch aktualisiert

Eine Betreuungskraft meldet ihre Abwesenheit direkt in moto. Auch die Leitung kann eine Person krankmelden. Dafür genügen die Abwesenheitsart, der Zeitraum und, falls nötig, eine kurze Notiz.

Bei einer ganztägigen Krankmeldung macht moto den Ausfall direkt in der Planung sichtbar. Die betroffenen Schichten und Betreuungsblöcke werden automatisch gekennzeichnet. So sieht die Leitung auf einen Blick, wo Personal fehlt und sie eine neue Person zuweisen muss. Sie kann direkt mit der Vertretungsplanung beginnen, ohne zuvor mehrere Pläne abzugleichen. Bereits abgeschlossene Einsätze bleiben unverändert.

Dienstplan und Betreuungsplan greifen dabei ineinander. Im Dienstplan stehen die Arbeitszeiten, im Betreuungsplan die konkreten Aufgaben, Räume und Betreuungsblöcke. moto bringt beide Stände zusammen. Welche Person die Vertretung übernimmt, entscheidet weiterhin das Team.

So lässt sich die Vertretung in der OGS einfach planen

1. Abwesenheit melden: Die Betreuungskraft oder eine berechtigte Leitung trägt den Zeitraum ein. Bei einer ganztägigen Meldung kennzeichnet moto die betroffenen Schichten und Einsätze automatisch.
2. Offene Einsätze sehen: Der Vertretungsplan zeigt in der Tages- oder Wochenansicht, welche Person ausfällt und wo Ersatz fehlt. Die Leitung muss die betroffenen Einsätze nicht selbst zusammensuchen.
3. Vertretung auswählen: Für einen einzelnen Block wählt die Leitung direkt eine Ersatzperson aus. Sind mehrere Einsätze oder Tage betroffen, weist sie diese mit der Sammel-Vertretung in einem Schritt neu zu.
4. Verfügbarkeit prüfen: Der Personalpool im Betreuungsplan der OGS-App zeigt übersichtlich, wer im Dienst und noch frei ist, wer bereits einen anderen Block betreut und wer abwesend ist. Die Leitung kann eine freie Person einsetzen oder einen Einsatz verschieben. Falls dadurch an anderer Stelle eine Lücke entstehen könnte, macht moto darauf aufmerksam.

Nach dem Speichern erscheint der Einsatz direkt unter Mein Kalender der vertretenden Person. Dort sieht sie, wann und welchen Block sie übernimmt. Die Leitung muss dafür keinen zweiten Plan pflegen. Muss eine feste Gruppe auch in der Gruppenansicht erreichbar sein, kann die reguläre Gruppenleitung sie für den laufenden Tag zusätzlich übergeben.

Dienstplan und Betreuungsplan ohne doppelte Pflege

Im Dienstplan steht, wann eine Person arbeitet. Im Betreuungsplan steht, welche Aufgabe sie am Nachmittag übernimmt. moto bringt beide Informationen zusammen. So sieht die Leitung direkt, ob ein Einsatz zur geplanten Arbeitszeit passt.

Ist ein Einsatz nicht vollständig durch den Dienstplan abgedeckt, zeigt moto das offene Zeitfenster an. Im Personalpool sieht die Leitung, wer laut Dienstplan verfügbar ist. Sie muss freie Zeiten nicht aus Nachrichten, Papierplänen oder dem Gedächtnis zusammentragen. Wer fachlich und pädagogisch gut zu einem Einsatz passt, entscheidet sie weiterhin selbst.

Weniger Planarbeit, klare Zuständigkeiten

• Die Krankmeldung muss nicht noch einmal in Dienstplan, Betreuungsliste und Vertretungsnotiz übertragen werden.
• Die Leitung muss nicht jeden Einsatz der erkrankten Person einzeln suchen.
• Mehrere betroffene Blöcke lassen sich gemeinsam einer Ersatzperson zuweisen.
• Das Team sieht im eigenen Kalender, wer wann übernimmt.

Die Leitung verbringt weniger Zeit mit Suchen, Übertragen und Korrigieren. Diese Zeit bleibt für Aufgaben, die sich nicht automatisieren lassen: Prioritäten abstimmen, Aufsicht klären und das Team unterstützen. Im pädagogischen Alltag schafft die gemeinsame Planung klare Zuständigkeiten. Die übernehmende Person weiß, für welchen Block sie eingeplant ist. Die Leitung sieht, ob eine Lücke geschlossen wurde oder noch offen ist. Wie Kinderzahlen und Anwesenheit im selben Tagesstand geführt werden, beschreibt der Beitrag Anwesenheitslisten in der OGS digital führen.

Was moto abnimmt und was bei der OGS bleibt

moto nimmt der Leitung die Suche nach betroffenen Einsätzen und die doppelte Pflege der Pläne ab. Es gleicht die Einsätze mit dem Dienstplan ab und trägt die gewählte Vertretung in den ausgewählten Blöcken ein. Welche Person pädagogisch passt, ob Gruppen zusammengelegt werden dürfen und wie die Aufsicht vor Ort organisiert wird, entscheiden OGS-Leitung und Betreuungsteam.

Auch halbe Krankheitstage brauchen eine gesonderte Prüfung. Sie ändern Dienst- und Betreuungsplan nicht automatisch. Bereits eingetragene Vertretungsschichten der erkrankten Person prüft die Leitung ebenfalls selbst.

Häufige Fragen zur Vertretungsplanung

Wählt moto die Ersatzperson automatisch aus?

Nein. moto macht die Auswahl einfacher, indem es offene Lücken und mögliche Personen passend zum Dienstplan zeigt. Die Leitung entscheidet, wer den Einsatz übernimmt.

Kann eine Vertretung mehrere Blöcke auf einmal übernehmen?

Ja. Mit Sammel-Vertretung wählt die Leitung einen Zeitraum und die betroffenen Tage. Die ausgewählte Ersatzperson wird allen gewählten Einsätzen in einem Speichervorgang zugeordnet.

Was passiert, wenn die Ersatzperson selbst abwesend ist?

Dann lässt sich die Sammel-Vertretung nicht speichern. Bei möglichen zeitlichen Überschneidungen fordert moto zur Prüfung auf.

Sieht die Vertretung den neuen Einsatz selbst?

Ja. Nach der Zuweisung erscheint der Einsatz unter Mein Kalender. Dort sieht die vertretende Person den neuen Block zusammen mit ihren eigenen Schichten.

Fazit

Wenn eine Betreuungskraft krank wird, muss die Leitung nicht mehrere Listen abgleichen. Sie erfasst die Abwesenheit einmal. moto kennzeichnet die betroffenen Schichten und Betreuungsblöcke, zeigt offene Lücken und unterstützt bei der Neubesetzung. Nach der Zuweisung sehen Leitung und Vertretung denselben Stand. So bleibt weniger Planarbeit liegen und mehr Zeit für die Absprachen, die im Team und mit Blick auf die Kinder wirklich wichtig sind.