Am Montag plant die OGS eine Kreativ-AG für Mittwoch. Bis dahin wird ein Kind krankgemeldet. Bei einem anderen Kind ändert sich die Betreuung für diesen Tag. Liegen Wochenplan, Krankmeldungen und Tagesänderungen an verschiedenen Orten, muss das Team kurz vor der AG alles noch einmal abgleichen.
Mit moto plant ihr die Betreuungswoche an einem Ort. Am Tag der AG sieht das Betreuungsteam, welche Kinder erwartet werden und was sich geändert hat. So beginnt die Betreuung mit einer aktuellen Kinderliste statt mit einem alten Ausdruck.
Die Betreuungswoche gemeinsam planen
Im Betreuungsplan legt die OGS fest, wann eine AG stattfindet, wo sie stattfindet und wer sie betreut. Dazu kommen die Kinder, die für diese AG eingeplant sind. Die zuständigen Mitarbeitenden finden die Planung anschließend in ihrem Kalender und im Tagesplan.
Damit verbindet die OGS-App von moto die Vorbereitung der Woche mit dem Betreuungstag. Die Kinder müssen nicht noch einmal aus einer Tabelle oder einem Zettel in eine neue Liste übertragen werden.
Änderungen stehen dort, wo das Team sie braucht
Doch der Wochenplan bleibt nicht immer bis zur AG unverändert. Ein Kind wird krank. Eltern melden eine andere Betreuung für den Tag. Oder eine Änderung wird in der Schule erfasst. Sobald die Meldung übernommen ist, erscheint sie in der Kinderliste, mit der das Team arbeitet.
Bei Meldungen von Eltern kann eure OGS festlegen, dass das Team sie zuerst prüft. Bis zur Bestätigung bleibt das Kind als erwartet eingeplant. Danach zeigt die Liste den neuen Stand. Wie Eltern solche Änderungen übermitteln, erfahrt ihr auf der Seite zur Eltern-App von moto.
Vor Beginn der AG sieht die Betreuungskraft auf einen Blick:
- welche Kinder heute erwartet werden,
- welche Kinder krank oder abgemeldet sind,
- welche Kinder heute nicht für die Betreuung eingeplant sind.
Ist ein Kind schon in der OGS angekommen, sieht das Team das ebenfalls. Die Liste trennt die geplante Teilnahme von der tatsächlichen Anwesenheit. Mehr dazu findet ihr im Beitrag Anwesenheitslisten in der OGS digital führen.
Weniger nachtragen, mehr Ruhe vor der AG
Auf Papier muss eine Änderung oft mehrfach weitergegeben werden. Jemand ergänzt die Wochenliste, informiert die Betreuungskraft und berichtigt vielleicht noch einen Ausdruck. Dabei ist schnell unklar, welche Liste zuletzt geändert wurde.
Mit moto arbeitet das Team mit demselben Stand. Eine übernommene Änderung muss nicht auf weiteren Listen nachgetragen werden. Vor der AG braucht niemand E-Mails, Notizen und Tabellen miteinander zu vergleichen. Das spart Abschreiben und Rückfragen. Es bleibt mehr Ruhe für die Kinder und für einen guten Start in das Angebot.
Was die OGS weiterhin selbst entscheidet
moto zeigt die Planung und den aktuellen Tagesstand. Die App entscheidet nicht, welches Kind an einer AG teilnimmt, wie groß eine Gruppe sein darf oder wie das Team auf eine besondere Situation reagiert. Auch Vertretungen und kurzfristige Absprachen bleiben Entscheidungen vor Ort.
Die Kinderliste zeigt, was geplant ist und was sich geändert hat. So weiß das Team, was noch besprochen werden muss.
Häufige Fragen zur Planung von OGS-AGs
Ist eine Krankmeldung von Eltern sofort in der Kinderliste sichtbar?
Das hängt vom Ablauf eurer OGS ab. Eine Einrichtung kann festlegen, dass eine Meldung zuerst geprüft wird. Nach der Bestätigung zeigt die Kinderliste den neuen Stand.
Brauchen wir für die AG noch eine eigene Liste?
Die geplanten Kinder und die übernommenen Änderungen stehen in der Kinderliste der AG. Eine zweite Liste zum Abschreiben ist dafür nicht nötig.
Ersetzt die App die Absprache im Team?
Nein. Besondere Situationen bespricht das Team weiterhin direkt. Die aktuelle Liste sorgt dafür, dass alle mit demselben Stand in diese Absprache gehen.
Fazit
Entscheidend ist, dass der Plan am Tag der AG noch stimmt. moto verbindet die Planung mit dem aktuellen Stand des Tages. So sieht das Betreuungsteam, welche Kinder erwartet werden und welche Meldungen schon übernommen sind. Niemand muss dieselbe Änderung auf mehreren Listen nachtragen.