Eine neue Software würde besser zu eurer Einrichtung passen. Trotzdem bleibt ihr beim bisherigen Anbieter, weil niemand weiß, wie Kinderlisten, Anmeldungen und andere Daten ins neue System kommen. Genau solche Hürden soll der Data Act abbauen. Für Kitas, Schulen und Träger ist das ein guter Anlass, genauer auf Datenexport und Anbieterwechsel zu schauen.
Was ist der Data Act?
Der Data Act heißt offiziell Verordnung (EU) 2023/2854 oder Datenverordnung. Er gilt seit dem 12. September 2025 grundsätzlich in der gesamten EU. Er regelt unter anderem den Zugang zu Daten vernetzter Geräte, faire Bedingungen für die Datennutzung und den Wechsel zwischen Cloud-Diensten. Hinzu kommt der Schutz nicht-personenbezogener Daten vor unrechtmäßigen Zugriffen durch Behörden aus Drittstaaten.
Für den Betreuungsalltag ist vor allem der Anbieterwechsel interessant. Viele Einrichtungen nutzen Software über den Browser oder eine App. Solche Angebote können als „Software as a Service“ unter die Regeln für Datenverarbeitungsdienste fallen. Dazu gehört auch moto. Entscheidend sind die Eigenschaften des Dienstes, nicht allein, dass er über das Internet erreichbar ist.
Wann gilt was?
| Datum | Was gilt? |
|---|---|
| 11. Januar 2024 | Die Verordnung tritt in Kraft. |
| 12. September 2025 | Die meisten Vorschriften werden anwendbar, darunter die Regeln zum Anbieterwechsel. |
| 30. Mai 2026 | Das deutsche Durchsetzungsgesetz DADG tritt in Kraft. |
| Nach dem 12. September 2026 | Für neu in Verkehr gebrachte vernetzte Produkte und verbundene Dienste greifen die Vorgaben zum Datenzugang durch die Produktgestaltung. |
| 12. Januar 2027 | Anbieter dürfen für den Vollzug eines Anbieterwechsels keine Wechselentgelte mehr erheben. |
In Deutschland ist die Bundesnetzagentur die zentrale Anlaufstelle für den Data Act. Die Zuständigkeiten für den Datenschutz bleiben daneben bestehen.
Was bedeutet das für euren Anbieterwechsel?
Ihr sollt zu einem anderen Dienst derselben Art oder auf eigene IT-Systeme wechseln können. Die Wechselregeln erfassen grundsätzlich auch bestehende Verträge. Für bestimmte individuell entwickelte Dienste und zeitlich begrenzte Testangebote gibt es Ausnahmen.
- Den Wechsel ankündigen: Die Ankündigungsfrist darf höchstens zwei Monate betragen. Danach folgt der technische Übergang. Das ist von Vertragslaufzeit und möglichen Entschädigungen bei vorzeitiger Beendigung zu unterscheiden.
- Daten mitnehmen: Zum Export gehören die übertragbaren Ein- und Ausgabedaten einschließlich relevanter Metadaten aus der Nutzung. Geschäftsgeheimnisse und geschützte Bestandteile der Anbietersoftware sind davon ausgenommen. Für die Weiterverarbeitung braucht ihr ein strukturiertes, gängiges und maschinenlesbares Format.
- Den Übergang planen: Im Regelfall dauert er höchstens 30 Kalendertage. Ist das technisch nicht machbar, muss der Anbieter dies innerhalb von 14 Arbeitstagen nach der Wechselmitteilung begründen. Dann ist eine Übergangsfrist von bis zu sieben Monaten möglich. Ihr könnt den Übergang auch selbst einmalig verlängern.
- Daten abrufen und löschen: Nach dem Übergang bleiben mindestens 30 Kalendertage für den Datenabruf. Anschließend werden die betreffenden Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Der Vertrag muss den Ablauf, die Unterstützung beim Wechsel sowie die exportierbaren Daten und mögliche Ausnahmen verständlich beschreiben. Die Bundesnetzagentur erklärt die Vorgaben für Cloud-Dienste und Anbieterwechsel im Einzelnen.
Was ab Januar 2027 kostenlos wird
Bis zum 12. Januar 2027 dürfen Wechselentgelte höchstens die unmittelbar mit dem Wechsel verbundenen Kosten decken. Ab diesem Datum entfallen sie vollständig. Reguläre Nutzungsentgelte und zulässige, verhältnismäßige Entschädigungen bei vorzeitiger Vertragsbeendigung sind davon zu unterscheiden. Lasst euch vorab erklären, welche Positionen in eurem Vertrag vorgesehen sind.
Auch mit einem Datenexport ist der Umzug nicht automatisch erledigt. Das neue System muss die Daten zuordnen und einlesen können. Ein PDF hilft beim Nachschlagen, eignet sich aber meist schlecht für die Übernahme vieler Datensätze. Klärt deshalb früh mit dem neuen Anbieter, welches Format er verarbeiten kann und wie ihr die Übernahme prüft.
Wie wir bei moto mit Datenexporten umgehen
Wir möchten, dass ihr bei moto bleibt, weil euch die Plattform im Alltag hilft. Ein unklarer Datenexport sollte kein Grund sein, an einer Software festzuhalten.
Für eure laufende Arbeit könnt ihr Kinder- und Gesundheitslisten, Raumübersichten und Anmeldungen je nach Export als PDF, Word- oder Excel-Datei ausgeben. Zeitnachweise lassen sich auch als CSV exportieren. Das sind einzelne Ausgaben für bestimmte Aufgaben, kein vollständiger Export der Einrichtung per Knopfdruck.
Für eine schulweite Datenrückgabe steht uns intern ein Export im JSON-Format zur Verfügung. JSON speichert Daten strukturiert, damit Software sie weiterverarbeiten kann. Wenn ihr einen solchen Export benötigt, schreibt an [email protected]. Darüber klären wir mit euch den benötigten Umfang und die sichere Bereitstellung.
Die Daten der Plattform hosten wir bei Hetzner in Deutschland. Das beantwortet die Frage nach dem Speicherort. Für einen Wechsel braucht es darüber hinaus klare Absprachen zu Export, Übergabe und Löschung. Welche vertraglichen Regelungen für eure Einrichtung gelten, klären wir anhand eurer Vertragsunterlagen.
Und was ist mit dem Datenschutz?
Die DSGVO gilt weiter. Der Data Act schafft keine zusätzliche Rechtsgrundlage, um personenbezogene Daten beliebig weiterzugeben. Gerade Angaben zu Kindern und Familien, darunter Gesundheitsdaten, müssen auch beim Wechsel geschützt bleiben.
Legt fest, wer den Export beauftragen darf, wer ihn erhält und wie er sicher übertragen wird. Prüft die erforderlichen Verträge mit dem neuen Anbieter und stimmt Aufbewahrung und Löschung ab. Die Rechte der betroffenen Kinder, Eltern und Mitarbeitenden bleiben auch bei einem Anbieterwechsel bestehen.
Checkliste für Träger und Einrichtungsleitungen
Diese Fragen helfen euch bei der Auswahl einer Software und bei einem geplanten Wechsel:
- Welche Daten können wir selbst exportieren und welche erhalten wir auf Anfrage?
- Welche Formate gibt es, und kann das neue System sie einlesen?
- Wo stehen Ankündigungsfrist, Übergangszeit und Unterstützung im Vertrag?
- Welche Kosten können neben dem eigentlichen Wechsel entstehen?
- Wo werden die Daten gespeichert und wie werden sie sicher übergeben?
- Wann endet der Datenabruf, wann wird gelöscht und wie wird die Löschung bestätigt?
Mehr Freiheit bei der Wahl eurer Software
Ein Anbieterwechsel braucht Vorbereitung. Der Data Act stärkt eure Möglichkeiten, diesen Schritt zu gehen. Wer schon bei der Auswahl nach Exportformaten und Wechselbedingungen fragt, erspart sich später Unsicherheit.
Ihr möchtet mit euren bisherigen Daten zu moto wechseln? In einer unverbindlichen Beratung schauen wir gemeinsam, welche Daten vorliegen und wie die Übernahme gelingen kann. Auch für einen Export aus moto erreicht ihr uns unter [email protected].
Stand: 6. November 2026. Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.