Tieto oikealle ihmiselle
Aamu- ja iltapäivätoiminnassa syntyy joka päivä tärkeää tietoa: kotiinlähtöajat, lasten kotiinlähtötavat, yhteystiedot, lapsen hakijat, poissaolot ja erityiset huomiot. Kun nämä tiedot ovat eri listoilla tai yksittäisten ihmisten sähköposteissa, tiimisi joutuu kokoamaan ne yhä uudelleen.
Tiedonhallinta kuulostaa abstraktilta, mutta arjessa se on hyvin konkreettista: kuka tarvitsee mitäkin tietoa, milloin hän sitä tarvitsee ja kuka saa muokata sitä?
Yhteiset tiedot kaikille
moto-alustassa tieto liitetään lapseen, toimipisteeseen ja oikeaan prosessiin. Päivän aikana ohjaajat näkevät ne tiedot, jotka heidän tehtävänsä vaatii. Vastuuohjaajat ylläpitävät perustietoja, rooleja ja rakenteita omassa hallintanäkymässään.
Huoltajien antamat tiedot voivat siirtyä suoraan niille varattuihin prosesseihin. Muuttunutta kotiinlähtöaikaa ei enää tarvitse kopioida sähköpostista listaan ja myöhemmin vielä toiseen yhteenvetoon.
Jokaiselle roolille oikeat oikeudet
Kaikki eivät tarvitse samoja tietoja. Siksi roolit ja käyttöoikeudet määräävät, mitä kukin näkee ja voi muokata. Ohjaaja tarvitsee eri näkymän kuin vastuuohjaaja tai järjestäjän keskushallinnossa työskentelevä.
Tämä jako valmistellaan jokaiselle toimipisteelle käyttöönoton yhteydessä. Samalla päätät, mitä laitteita voidaan käyttää yhteisesti ja missä henkilökohtaiset tunnukset ovat järkeviä.
Siirry vaihe kerrallaan
Kaikista nykyisistä listoista ei tarvitse luopua yhdessä päivässä. Usein kannattaa aloittaa yhdestä selvästi rajatusta osa-alueesta, esimerkiksi läsnäolosta tai huoltajien ilmoittautumisista. Sen jälkeen voit päättää, mitkä muut tiedot kuuluvat alustalle.
Lopuksi
Hyvä tiedonhallinta antaa tiimillesi luotettavan pohjan työlle. Tekniikka on vain väline. Ratkaisevaa ovat selkeät vastuut, kullekin roolille sopivat oikeudet ja käyttöönotto, joka vastaa toimipisteesi todellista arkea.