Uuden lukuvuoden ilmoittautuminen alkaa. Ensimmäiset lomakkeet ovat vastuuohjaajan pöydällä, lisää tulee sähköpostilla, ja kaksi perhettä on jättänyt paperinsa koulun kansliaan. Yhdestä ilmoittautumisesta puuttuu puhelinnumero, toisesta ei selviä, minä viikonpäivinä toimintaa tarvitaan. Tilanne on esimerkki, mutta se näyttää, miksi iltapäivätoiminnan sähköisen ilmoittautumisen pitäisi tehdä muutakin kuin muuttaa paperilomake PDF:ksi.
Paikoista päättämiseen tarvitset kattavat tiedot yhtenäisessä muodossa. Samalla huoltajat haluavat tietää, onko ilmoittautuminen tullut perille ja mitä seuraavaksi tapahtuu. moto-alustalla valmistelu, huoltajan lomake, tarkistus ja päätös kytkeytyvät yhdeksi prosessiksi. Paikkojen myöntämisen säännöt jäävät toimipisteelle, koululle ja järjestäjälle.
Mitä pitää sopia ennen kuin ilmoittautuminen avautuu
Ennen kuin huoltajat avaavat lomakkeen, vastuuohjaaja tai järjestäjän valtuuttama henkilö valmistelee ilmoittautumisjakson Ohjaajasovelluksessa. Hän määrittää ajanjakson, jota ilmoittautuminen koskee, ja päättää, milloin lomake avautuu ja sulkeutuu. Lukuvuotta tai lukukautta varten lisätään myös sopivat toimintamuodot.
Lomakkeessa on kiinteät perustiedot huoltajista ja lapsesta. Määrityksestä riippuen voit lisätä muita kysymyksiä, tarvittavia suostumuksia, luokka-asteen, toimintamuodon ja toivotut viikonpäivät. Sinä päätät, mitä tietoja todella tarvitset työhösi. Ennen julkaisua voit tarkistaa, mitä huoltajat näkevät. Näin näet, sopivatko toimintamuodot, kysymykset ja vahvistus järkevästi yhteen.
moto Ohjaajasovellus tukee tätä valmistelua. Huoltajasovellus näyttää sen jälkeen perheiden näkymän. Molemmat puolet käyttävät samaa ilmoittautumisjaksoa ja samoja toimintamuotoja.
Sähköinen ilmoittautuminen kuudessa vaiheessa
- Valmistele ilmoittautumisjakso: Vastuuohjaaja tai järjestäjän valtuuttama henkilö määrittää ajanjakson, ilmoittautumisen määräajan, lomakkeen ja toimintamuodot. Huoltajat voivat valita jakson vasta, kun se on aktiivinen.
- Jaa linkki perheille: Huoltajat avaavat toimipisteen julkisen ilmoittautumislinkin. Perheet, joilla on pääsy Huoltajasovellukseen, voivat aloittaa siellä ja käyttää jo tallennettuja tietoja. Julkinen linkki ei edellytä huoltajan käyttäjätiliä.
- Valitse ajanjakso ja toimintamuoto: Huoltajat valitsevat oikean ilmoittautumisjakson. Määrityksestä riippuen he valitsevat toimintamuodon ja merkitsevät tarvittavat viikonpäivät.
- Täytä tiedot: Vähintään kirjataan huoltajan nimi ja sähköpostiosoite sekä lapsen nimi ja syntymäaika. Määritetyssä lomakkeessa voi olla muita pakollisia kenttiä, kysymyksiä tai suostumuksia. Samalla lomakkeella voi ilmoittaa useita lapsia.
- Lähetä ilmoittautuminen: Lähettämisen jälkeen perhe saa vahvistuksen ja voi tarkastella ilmoittautumisen tilaa. Ero on tärkeä: vastaanotettu tarkoittaa, että toimipiste on saanut tiedot. Se ei vielä ole vahvistettu paikka.
- Tarkista ja päätä: Valtuutetut työntekijät avaavat ilmoittautumisen Ohjaajasovelluksessa. Siellä he näkevät yhteystiedot, lasten tiedot, valitut toimintamuodot ja lomakkeen vastaukset. He voivat vahvistaa ilmoittautumisen, siirtää sen jonotuslistalle, hylätä sen tai merkitä sen ensin käsittelyssä olevaksi. Perhe näkee uuden tilan ja saa sitä varten määritetyn viestin.
Mitä näet ilmoittautumisen lähettämisen jälkeen
Uudet ilmoittautumiset näkyvät yhdessä ilmoittautumisten yleisnäkymässä. Voit suodattaa niitä ilmoittautumisjakson, tilan tai toimintamuodon mukaan ja etsiä yksittäistä lasta. Tarkemmasta näkymästä näet tarkalleen, mitä huoltajat lähettivät. Sähköpostia ei enää tarvitse tulostaa ja asettaa taulukon viereen.
Päätös kirjataan jokaiselle ilmoitetulle lapselle erikseen. Kun paikka vahvistetaan, moto-alusta siirtää hyväksytyn lapsen tiedot ja yhteystiedot päivittäiseen toimintaan. Jos lapsi siirretään jonotuslistalle tai ilmoittautuminen hylätään, tila näkyy ilmoittautumisen kohdalla. Huoltajien ei siis tarvitse pelkän vastaanottokuittauksen perusteella arvailla, onko päätös jo tehty.
Paperi, sähköposti ja Excel verrattuna moto-alustaan
Pirstaleisessa prosessissa sama tieto kulkee usein organisaation läpi monta kertaa: huoltajat täyttävät lomakkeen, toimisto tarkistaa pakolliset kentät, joku kopioi toiveet taulukkoon ja vastaus lähtee myöhemmin erillisenä sähköpostina. Jos jokin tieto tulee muuta kautta, se on lisättävä oikealle riville.
moto-alustalla huoltajat syöttävät tarvittavat tiedot suoraan määritettyyn lomakkeeseen. Pakolliset kentät tarkistetaan ennen lähettämistä. Näet ilmoittautumisen yleisnäkymässäsi ja kirjaat päätöksen sinne. Ennen kaikkea tämä poistaa lajittelun ja kopioinnin paperipinojen, sähköpostin ja Excel-tiedoston välillä. Ammatillista harkintaa se ei korvaa.
Myös loma-ajan toiminnan voi järjestää sähköisillä ilmoittautumisjaksoilla. Tässä kuvattu prosessi koskee sen sijaan ilmoittautumista lukuvuodeksi tai lukukaudeksi ja sitä seuraavaa paikkapäätöstä.
Missä moto-alusta auttaa ja mitä päätät paikallisesti
Alusta tarjoaa lomakkeen, ilmoittautumisten yleisnäkymän, tilat ja päätösvaiheet. Se ei päätä automaattisesti, kuka lapsi saa paikan. Koulu ja järjestäjä määrittävät valintaperusteet, paikkamäärät, määräajat, erityistapaukset ja sen, miten puuttuviin asiakirjoihin suhtaudutaan. Myös se, kuka saa tehdä päätöksiä, määritetään toimipisteen rooleilla.
moto-alustan käyttöönotossa ilmoittautumisjaksot, toimintamuodot ja vastuut sovitetaan nykyiseen prosessiisi. Sähköisellä lomakkeella kannattaa kysyä vain tietoja, joita ilmoittautumiseen ja toimintaan tarvitaan. Jos erityistapaus vaatii henkilökohtaisen keskustelun, se keskustelu on edelleen osa paikan päällä tehtävää työtä.
Usein kysyttyä sähköisestä ilmoittautumisesta
Tarvitsevatko huoltajat käyttäjätilin ilmoittautumiseen?
Eivät. Toimipiste voi jakaa julkisen linkin ilmoittautumisjaksoon. Huoltajat, joilla on pääsy Huoltajasovellukseen, voivat avata ilmoittautumisen myös siellä ja käyttää jo tallennettuja tietoja.
Tarkoittaako sähköinen ilmoittautuminen vahvistettua paikkaa?
Ei. Lähettämisen jälkeen ilmoittautuminen merkitään ensin vastaanotetuksi. Toimipisteen tai järjestäjän valtuuttama henkilö tarkistaa tiedot ja asettaa sen jälkeen sopivan tilan.
Mitä tietoja huoltajien on annettava?
Peruslomakkeeseen kuuluvat huoltajan yhteystiedot sekä lapsen nimi ja syntymäaika. Toimipiste määrittää lomakkeessa, mitä muita tietoja, toimintamuotoja, viikonpäiviä tai suostumuksia tarvitaan.
Voiko sisarukset ilmoittaa yhdessä?
Kyllä. Huoltajat voivat ilmoittaa samalla lomakkeella useita lapsia. Toimipiste tekee päätöksen sen jälkeen jokaisesta lapsesta erikseen.
Kuka voi nähdä ja muokata ilmoittautumisia kokonaisuudessaan?
Ilmoittautumisten yleisnäkymä on roolipohjainen. Täydelliset tiedot ja päätökset ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, joille toimipiste on antanut vastaavan hallintaoikeuden.
Lopuksi
Sähköinen ilmoittautuminen luo yhden yhteisen polun huoltajan lomakkeesta paikkapäätökseen. Huoltajat näkevät, että heidän tietonsa ovat tulleet perille. Toimipisteesi tarkistaa kattavat ilmoittautumiset yhdessä paikassa ja kirjaa päätöksen läpinäkyvästi. Se, mitkä lapset otetaan toimintaan ja mitkä säännöt ovat voimassa, on edelleen koulun ja järjestäjän vastuullinen päätös.