Søknadsperioden for det nye skoleåret åpner. De første skjemaene ligger på pulten til SFO-lederen, flere kommer på e-post, og to familier har levert papirene sine på skolekontoret. I én søknad mangler telefonnummeret, i en annen står det ikke hvilke ukedager barnet trenger plass. Situasjonen er et eksempel, men den viser hvorfor en digital søknad om SFO-plass bør gjøre mer enn å gjøre om et papirskjema til en PDF.
For å tildele plasser trenger dere fullstendige opplysninger i et felles format. Samtidig vil foresatte vite om søknaden har kommet fram, og hva som skjer videre. Med moto henger forberedelse, skjema for foresatte, behandling og avgjørelse sammen i én rutine. Reglene for tildeling av plass ligger fortsatt hos SFO-en, skolen og skoleeier.
Dette må være på plass før søknadsperioden åpner
Før foresatte åpner et skjema, klargjør en person med tilgang, fra SFO-ledelsen eller hos skoleeier, søknadsperioden i Ansatt-appen. Personen angir perioden søknaden gjelder for, og bestemmer når skjemaet åpner og stenger. For et skoleår eller et halvår legges også de aktuelle plasstypene inn.
Skjemaet inneholder faste grunnopplysninger om foresatte og barn. Avhengig av oppsettet kan dere legge til flere spørsmål, nødvendige samtykker, trinn, plasstype og ønskede ukedager. Dere bestemmer selv hvilke opplysninger dere faktisk trenger i arbeidet. Før skjemaet publiseres, kan dere sjekke nøyaktig hva foresatte vil se. Da ser dere om plasstyper, spørsmål og bekreftelse henger forståelig sammen.
Ansatt-appen fra moto støtter dette forarbeidet. Foresatt-appen viser deretter familienes side. Begge sider jobber med den samme søknadsperioden og de samme plasstypene.
Digital søknad i seks steg
- Klargjør søknadsperioden: SFO-lederen eller en person med tilgang hos skoleeier angir periode, søknadsfrist, skjema og plasstyper. Foresatte kan først velge perioden når den er aktiv.
- Del lenken med familiene: Foresatte åpner skolens offentlige søknadslenke. Familier som har tilgang til Foresatt-appen, kan starte der og bruke opplysninger de allerede har lagt inn. Den offentlige lenken krever ingen brukerkonto.
- Velg periode og plasstype: Foresatte velger riktig søknadsperiode. Avhengig av oppsettet velger de en plasstype og fyller inn ukedagene de trenger.
- Fyll inn opplysningene: Som et minimum registreres navn og e-postadresse til den foresatte og navn og fødselsdato til barnet. Skjemaet dere har satt opp, kan inneholde flere obligatoriske felt, spørsmål eller samtykker. Flere barn kan registreres i samme skjema.
- Send inn søknaden: Etter innsending får familien en bekreftelse og kan se status for søknaden. Skillet er viktig: Mottatt betyr at skolen har fått opplysningene. Det er ennå ikke en bekreftet plass.
- Behandle og avgjør: Ansatte med tilgang åpner søknaden i Ansatt-appen. Der ser de kontaktopplysninger, opplysninger om barna, valgte plasstyper og svarene fra skjemaet. De kan bekrefte søknaden, sette den på venteliste, avslå den eller først merke den som under behandling. Familien ser den nye statusen og får meldingen som er satt opp for den.
Dette ser dere etter at en søknad er sendt inn
Nye søknader samles i søknadsoversikten. Dere kan filtrere på søknadsperiode, status eller plasstype og søke etter et barn. Detaljvisningen viser nøyaktig hva foresatte har sendt inn. Dere slipper å skrive ut en e-post og legge den ved siden av et regneark.
Avgjørelsen registreres for hvert barn det er søkt for. Når en plass bekreftes, overfører moto de godkjente opplysningene om barn og kontakter til den daglige driften av SFO. Settes et barn på venteliste eller får avslag, er statusen fortsatt synlig på søknaden. Foresatte trenger derfor ikke gjette ut fra en mottaksbekreftelse om det allerede er tatt en avgjørelse.
Papir, e-post og Excel sammenlignet med moto
I en oppstykket rutine går de samme opplysningene ofte gjennom organisasjonen flere ganger: Foresatte fyller ut et skjema, kontoret kontrollerer de obligatoriske feltene, noen kopierer ønskene inn i et regneark, og svaret sendes senere som en egen e-post. Kommer en opplysning via en annen kanal, må den føres inn på riktig rad.
Med moto fyller foresatte inn de nødvendige opplysningene direkte i skjemaet dere har satt opp. Obligatoriske felt kontrolleres før innsending. Dere ser søknaden i oversikten og registrerer avgjørelsen der. Først og fremst slipper dere sortering og kopiering mellom papirbunker, innboks og Excel-fil. En faglig vurdering blir likevel ikke overflødig.
Også ferie-SFO kan organiseres med digitale søknadsperioder. Rutinen som er beskrevet her, gjelder derimot søknad for skoleåret eller halvåret og tildelingen av plasser som følger.
Dette støtter moto, og dette avgjør dere lokalt
Plattformen gir dere skjema, søknadsoversikt, status og steg for avgjørelsen. Den bestemmer ikke automatisk hvilket barn som får plass. Opptakskriterier, kapasitet, frister, særlige tilfeller og håndtering av manglende dokumentasjon fastsettes av skolen og skoleeier. Hvem som kan ta avgjørelser, styres også gjennom rollene som er satt opp.
I oppsettet av moto tilpasses søknadsperioder, plasstyper og ansvarsforhold til rutinen dere allerede har. Det digitale skjemaet bør bare be om opplysninger som trengs for søknaden og oppholdet i SFO. Hvis et særlig tilfelle krever en personlig samtale, er den samtalen fortsatt en del av arbeidet på skolen.
Vanlige spørsmål om digital søknad
Trenger foresatte en brukerkonto for å søke?
Nei. Skolen kan dele en offentlig lenke til søknadsperioden. Foresatte som har tilgang til Foresatt-appen, kan også åpne søknaden der og bruke opplysninger de allerede har lagt inn.
Betyr en digital søknad at plassen er bekreftet?
Nei. Etter innsending er søknaden først merket som mottatt. En person med tilgang ved skolen eller hos skoleeier går gjennom opplysningene og setter deretter riktig status.
Hvilke opplysninger må foresatte gi?
Grunnskjemaet inneholder kontaktopplysninger til den foresatte og navn og fødselsdato til barnet. Skolen bestemmer i skjemaet hvilke andre opplysninger, plasstyper, ukedager eller samtykker som er nødvendige.
Kan foresatte søke for søsken samtidig?
Ja. Foresatte kan registrere flere barn i samme skjema. Skolen tar deretter stilling for hvert barn for seg.
Hvem kan se og behandle fullstendige søknader?
Søknadsoversikten er rollebasert. Fullstendige opplysninger og avgjørelser er bare tilgjengelige for personer som skolen har gitt tilsvarende administrasjonsrettigheter.
Oppsummering
Digital søknad gir én felles vei fra skjemaet foresatte fyller ut, til tildelingen av plass. Foresatte ser at opplysningene har kommet fram. Skolen behandler fullstendige søknader på ett sted og registrerer avgjørelsen på en sporbar måte. Hvilke barn som får plass, og hvilke regler som gjelder, er fortsatt skolens og skoleeiers ansvar.