Les inscriptions pour la nouvelle année scolaire ouvrent. Les premiers formulaires arrivent sur le bureau de la direction, d'autres par e-mail, et deux familles ont déposé leurs documents au secrétariat de l'école. Il manque un numéro de téléphone sur une inscription, une autre n'indique pas les jours de la semaine où l'accueil est nécessaire. La situation est un exemple, mais elle montre pourquoi les inscriptions en ligne au périscolaire doivent faire plus que transformer un formulaire papier en PDF.
Pour attribuer les places, vous avez besoin d'informations complètes et présentées de la même façon. Dans le même temps, les familles veulent savoir si leur inscription est bien arrivée et ce qui se passe ensuite. Avec moto, la préparation, le formulaire des familles, la vérification et la décision forment un seul processus. Les règles d'attribution des places restent du ressort du site, de l'école et du gestionnaire.
Ce qu'il faut fixer avant l'ouverture des inscriptions
Avant que les familles n'ouvrent un formulaire, une personne habilitée de la direction du site ou du gestionnaire prépare la période d'inscription dans l'Application Équipe. Elle définit la période concernée par l'inscription et décide quand le formulaire ouvre et ferme. Pour une année scolaire ou un semestre, les formules d'accueil correspondantes sont ajoutées.
Le formulaire comprend des informations de base fixes sur les parents et l'enfant. Selon le paramétrage, vous pouvez ajouter d'autres questions, des autorisations obligatoires, le niveau de classe, la formule d'accueil et les jours souhaités. Vous décidez des informations dont vous avez réellement besoin. Avant la mise en ligne, vous pouvez vérifier précisément ce que verront les familles. Vous voyez ainsi si formules d'accueil, questions et confirmation forment un ensemble cohérent.
L'Application Équipe de moto accompagne cette préparation. L'Application Familles présente ensuite le point de vue des familles. Les deux côtés s'appuient sur la même période d'inscription et les mêmes formules d'accueil.
Les inscriptions en ligne en six étapes
- Préparer la période d'inscription : la direction ou une personne habilitée du gestionnaire définit la période, la date limite, le formulaire et les formules d'accueil. Les familles ne peuvent choisir la période qu'une fois celle-ci active.
- Donner l'accès aux familles : les parents ouvrent le lien public d'inscription du site. Les familles qui ont accès à l'Application Familles peuvent commencer depuis l'application et réutiliser les informations déjà enregistrées. Aucun compte parent n'est nécessaire pour le lien public.
- Choisir la période et la formule d'accueil : les parents choisissent la bonne période d'inscription. Selon le paramétrage, ils sélectionnent une formule d'accueil et indiquent les jours nécessaires.
- Saisir les informations : au minimum, le nom et l'adresse e-mail du parent ou du responsable légal, ainsi que le nom et la date de naissance de l'enfant, sont enregistrés. Le formulaire paramétré peut contenir d'autres champs obligatoires, questions ou autorisations. Plusieurs enfants peuvent être inscrits dans un même formulaire.
- Envoyer l'inscription : après l'envoi, la famille reçoit une confirmation et peut suivre le statut de son inscription. La distinction est importante : « reçue » signifie que le site dispose des informations. Ce n'est pas encore une place confirmée.
- Vérifier et décider : les personnes habilitées ouvrent l'inscription dans l'Application Équipe. Elles y voient les coordonnées, les informations sur les enfants, les formules d'accueil choisies et les réponses au formulaire. Elles peuvent confirmer l'inscription, la placer sur liste d'attente, la refuser ou d'abord la marquer comme en cours d'examen. La famille voit le nouveau statut et reçoit le message prévu à cet effet.
Ce que vous voyez une fois l'inscription envoyée
Les nouvelles inscriptions apparaissent ensemble dans la vue des inscriptions. Vous pouvez les filtrer par période, statut ou formule d'accueil et rechercher un enfant. La vue détaillée montre exactement ce que les familles ont transmis. Plus besoin d'imprimer un e-mail et de le poser à côté d'un tableur.
La décision est enregistrée pour chaque enfant inscrit. Quand une place est confirmée, moto transfère les informations validées sur l'enfant et les contacts vers l'accueil au quotidien. Si un enfant est placé sur liste d'attente ou refusé, ce statut reste visible sur l'inscription. Les familles n'ont donc pas à deviner, à partir d'un simple accusé de réception, si une décision a déjà été prise.
Papier, e-mail et Excel face à moto
Dans un processus morcelé, la même information passe souvent plusieurs fois entre différentes mains : les parents remplissent un formulaire, le bureau vérifie les champs obligatoires, quelqu'un recopie les besoins d'accueil dans un tableur et la réponse part plus tard par un e-mail individuel. Si une information arrive par un autre canal, il faut l'ajouter à la bonne ligne.
Avec moto, les parents saisissent les informations demandées directement dans le formulaire paramétré. Les champs obligatoires sont contrôlés avant l'envoi. Vous voyez l'inscription dans votre vue d'ensemble et y enregistrez la décision. Surtout, cela supprime le tri et les copies entre piles de papier, boîte mail et fichier Excel. Cela ne remplace pas l'examen professionnel.
L'accueil pendant les vacances peut aussi s'organiser avec des périodes d'inscription en ligne. Le processus décrit ici concerne en revanche l'inscription pour l'année scolaire ou le semestre et la décision d'attribution des places qui suit.
Ce que moto prend en charge et ce que vous décidez sur place
La plateforme fournit le formulaire, la vue des inscriptions, les statuts et les étapes de décision. Elle ne décide pas automatiquement quel enfant obtient une place. Critères d'admission, capacités d'accueil, dates limites, situations particulières et traitement des documents manquants sont fixés par l'école et le gestionnaire. Les personnes autorisées à décider sont elles aussi définies par les rôles du site.
Lors du paramétrage de moto, les périodes d'inscription, les formules d'accueil et les responsabilités sont adaptées à votre processus existant. Le formulaire en ligne ne doit demander que les informations nécessaires à l'inscription et à l'accueil. Si une situation particulière demande un échange en personne, cet échange reste une part du travail sur place.
Questions fréquentes sur les inscriptions en ligne
Les parents ont-ils besoin d'un compte pour inscrire leur enfant ?
Non. Le site peut partager un lien public vers la période d'inscription. Les parents qui ont accès à l'Application Familles peuvent aussi y ouvrir l'inscription et réutiliser les informations déjà enregistrées.
Une inscription en ligne vaut-elle place confirmée ?
Non. Après l'envoi, l'inscription est d'abord marquée comme reçue. Une personne habilitée du site ou du gestionnaire vérifie les informations, puis attribue le statut correspondant.
Quelles informations les parents doivent-ils fournir ?
Le formulaire de base comprend les coordonnées du parent ou du responsable légal ainsi que le nom et la date de naissance de l'enfant. Le site définit dans le formulaire les autres informations, formules d'accueil, jours ou autorisations obligatoires.
Peut-on inscrire des frères et sœurs ensemble ?
Oui. Les parents peuvent inscrire plusieurs enfants dans un même formulaire. Le site décide ensuite pour chaque enfant individuellement.
Qui peut consulter et modifier les inscriptions complètes ?
La vue des inscriptions dépend des rôles. Le détail complet et les décisions ne sont accessibles qu'aux personnes auxquelles le site a donné le droit d'administration correspondant.
En résumé
Les inscriptions en ligne créent un parcours commun, du formulaire des familles jusqu'à la décision d'attribution des places. Les familles voient que leurs informations sont bien arrivées. Votre site examine des inscriptions complètes au même endroit et enregistre la décision de façon transparente. Les enfants admis et les règles applicables restent une décision responsable de l'école et du gestionnaire.