Viden skal nå frem til den rette person
I SFO og fritidshjem opstår der hver dag vigtige oplysninger: hentetider, hvordan barnet kommer hjem, kontakter, hvem der må hente, fravær og særlige bemærkninger. Når de oplysninger ligger på forskellige lister eller i enkelte indbakker, må personalet samle dem igen og igen.
Videnshåndtering lyder abstrakt, men i SFO-hverdagen er det meget konkret: Hvem har brug for hvilken oplysning, hvornår skal den bruges, og hvem må redigere den?
Ét fælles datagrundlag
I moto knyttes oplysninger til et barn, en afdeling og den relevante proces. I løbet af dagen ser personalet de oplysninger, der er tiltænkt deres opgave. Ledelsen vedligeholder stamdata, roller og strukturer i sin administrationsvisning.
Oplysninger fra forældre kan gå direkte ind i de processer, der er sat op til dem. En ændret hentetid skal ikke længere kopieres fra en mail over i en liste og senere over i endnu et overblik.
Den rette adgang til hver rolle
Ikke alle har brug for de samme oplysninger. Roller og rettigheder styrer derfor, hvilke områder den enkelte kan se og redigere. Personalet har brug for en anden visning end SFO-lederen eller en medarbejder i forvaltningen.
Den opdeling forberedes for hver afdeling under opsætningen. Her beslutter I også, hvilke enheder der kan deles, og hvor personlige logins giver mening.
Skift gradvist
I behøver ikke skaffe jer af med alle eksisterende lister på én dag. Ofte giver det mening at starte med et klart afgrænset område, for eksempel fremmøde eller forældrenes indmeldelse. Derefter kan I vurdere, hvilke andre oplysninger der hører hjemme på platformen.
Kort sagt
God videnshåndtering giver personalet et pålideligt grundlag at arbejde ud fra. Teknologien er kun værktøjet. Det afgørende er klare ansvarsområder, den rette adgang for hver rolle og en opsætning, der afspejler, hvordan jeres SFO faktisk arbejder.