Začíná přihlašování na nový školní rok. Na stole vedoucí družiny leží první formuláře, další přicházejí e-mailem a dvě rodiny odevzdaly své přihlášky v kanceláři školy. V jedné přihlášce chybí telefonní číslo, v jiné není uvedeno, ve které dny v týdnu má dítě do družiny chodit. Situace je jen příklad, ukazuje ale, proč by online přihláška do školní družiny měla umět víc než převést papírový formulář do PDF.
Pro rozhodnutí o přijetí potřebujete úplné údaje v jednotné podobě. Rodiče zároveň chtějí vědět, zda jejich přihláška dorazila a co bude dál. S moto jsou příprava, formulář pro rodiče, kontrola a rozhodnutí propojené v jednom postupu. Pravidla pro přijímání dětí přitom zůstávají na družině, škole a zřizovateli.
Co je potřeba ujasnit před otevřením přihlašování
Než rodiče formulář otevřou, připraví oprávněná osoba z vedení družiny nebo od zřizovatele období přihlašování v Aplikaci pro vychovatele. Určí období, pro které přihláška platí, a rozhodne, kdy se formulář otevře a kdy uzavře. Pro školní rok nebo pololetí se navíc zadají příslušné druhy docházky.
Formulář obsahuje pevné základní údaje o rodičích a dítěti. Podle nastavení můžete přidat další otázky, potřebné souhlasy, ročník, druh docházky a požadované dny v týdnu. Sami rozhodnete, které údaje pro svou práci opravdu potřebujete. Před zveřejněním si přesně ověříte, co uvidí rodiče. Ukáže se tak, zda druhy docházky, otázky a potvrzení dávají dohromady smysl.
Aplikace pro vychovatele v moto tuto přípravu podporuje. Aplikace pro rodiče pak ukazuje stranu rodin. Obě strany pracují se stejným obdobím přihlašování a se stejnými druhy docházky.
Online přihláška v šesti krocích
- Připravit období přihlašování: Vedoucí družiny nebo oprávněná osoba u zřizovatele nastaví období, termín pro podání přihlášek, formulář a druhy docházky. Rodiče mohou období vybrat až poté, co je aktivní.
- Předat rodinám přístup: Rodiče otevřou veřejný odkaz na přihlášku dané družiny. Rodiny s přístupem do Aplikace pro rodiče mohou začít tam a převzít údaje, které už mají uložené. Pro veřejný odkaz není účet rodiče potřeba.
- Vybrat období a druh docházky: Rodiče zvolí správné období přihlašování. Podle nastavení vyberou druh docházky a uvedou dny v týdnu, které potřebují.
- Vyplnit údaje: Zadává se alespoň jméno a e-mailová adresa zákonného zástupce a jméno a datum narození dítěte. Nastavený formulář může obsahovat další povinné údaje, otázky nebo souhlasy. V jednom formuláři lze přihlásit i více dětí.
- Odeslat přihlášku: Po odeslání dostane rodina potvrzení a může si zobrazit stav přihlášky. Důležité je rozlišení: přijato znamená, že družina má údaje k dispozici. Nejde ještě o potvrzené místo.
- Zkontrolovat a rozhodnout: Oprávnění pracovníci otevřou přihlášku v Aplikaci pro vychovatele. Vidí tam kontaktní údaje, informace o dětech, zvolené druhy docházky a odpovědi z formuláře. Přihlášku mohou potvrdit, zařadit do pořadníku, zamítnout nebo nejdřív označit jako v řešení. Rodina uvidí nový stav a dostane zprávu, která je pro něj nastavená.
Co uvidíte po odeslání přihlášky
Nové přihlášky se objeví společně v přehledu přihlášek. Můžete je filtrovat podle období přihlašování, stavu nebo druhu docházky a vyhledat konkrétní dítě. Detail přihlášky ukazuje přesně to, co rodiče odeslali. Už není nutné tisknout e-mail a pokládat ho vedle tabulky.
Rozhodnutí se zaznamenává pro každé přihlášené dítě. Když je místo potvrzené, převezme moto uvolněné údaje o dítěti a kontakty do běžného provozu družiny. Pokud je dítě v pořadníku nebo přihláška zamítnutá, zůstane tento stav u přihlášky viditelný. Rodiče tak nemusí jen z potvrzení o přijetí přihlášky odhadovat, zda už padlo rozhodnutí.
Papír, e-mail a Excel ve srovnání s moto
V roztříštěném postupu prochází stejná informace organizací často několikrát: rodiče vyplní formulář, kancelář zkontroluje povinná pole, někdo přepíše požadovanou docházku do tabulky a odpověď odchází později jednotlivě e-mailem. Když nějaký údaj přijde jinou cestou, musí se doplnit do správného řádku.
S moto zadávají rodiče potřebné údaje přímo do nastaveného formuláře. Povinná pole se zkontrolují před odesláním. Přihlášku uvidíte ve svém přehledu a rozhodnutí tam i zaznamenáte. Odpadá tak hlavně třídění a přepisování mezi štosy papírů, e-mailovou schránkou a souborem v Excelu. Odbornou kontrolu to nenahrazuje.
I prázdninový provoz lze organizovat s digitálním obdobím přihlašování. Postup popsaný zde se naopak týká přihlášek na školní rok nebo pololetí a následného rozhodnutí o přijetí.
Co moto podporuje a o čem rozhodujete vy
Platforma poskytuje formulář, přehled přihlášek, stavy a kroky rozhodování. Automaticky nerozhoduje, které dítě místo dostane. Kritéria přijetí, kapacitu, termíny, případy zvláštního zřetele a postup při chybějících dokladech určuje škola a zřizovatel. I to, kdo smí rozhodovat, se řídí rolemi nastavenými pro danou družinu.
Při nastavení moto se období přihlašování, druhy docházky a odpovědnosti přizpůsobí vašemu dosavadnímu postupu. Online formulář by se měl ptát jen na údaje, které jsou pro přihlášku a docházku potřeba. Pokud zvláštní případ vyžaduje osobní rozhovor, zůstává tento rozhovor součástí práce ve škole.
Časté otázky k online přihláškám
Potřebují rodiče k přihlášení účet?
Ne. Družina může sdílet veřejný odkaz na období přihlašování. Rodiče s přístupem do Aplikace pro rodiče mohou přihlášku otevřít i tam a převzít údaje, které už mají uložené.
Znamená online přihláška potvrzené místo?
Ne. Po odeslání je přihláška nejdřív označená jako přijatá. Oprávněná osoba z družiny nebo od zřizovatele údaje zkontroluje a potom nastaví odpovídající stav.
Jaké údaje musí rodiče vyplnit?
Základní formulář obsahuje kontaktní údaje zákonného zástupce a jméno a datum narození dítěte. Jaké další údaje, druhy docházky, dny v týdnu nebo souhlasy jsou povinné, určí družina ve formuláři.
Lze přihlásit sourozence společně?
Ano. Rodiče mohou v jednom formuláři přihlásit více dětí. Družina pak rozhoduje o každém dítěti zvlášť.
Kdo smí vidět a upravovat úplné přihlášky?
Přehled přihlášek se řídí rolemi. Úplné údaje a rozhodování jsou přístupné jen osobám, kterým družina přidělila příslušné administrátorské oprávnění.
Závěr
Online přihlášky vytvářejí jednu společnou cestu od formuláře pro rodiče k rozhodnutí o přijetí. Rodiče vidí, že jejich údaje dorazily. Družina kontroluje úplné přihlášky na jednom místě a rozhodnutí přehledně zaznamená. Které děti budou přijaty a jaká pravidla přitom platí, zůstává odpovědným rozhodnutím školy a zřizovatele.